Effektives Forderungsmanagement: Tipps vom Anwalt zum Mahnwesen

Das Rechnungsschreiben an sich sollte vollständig sein und alle relevanten Informationen beinhalten. Dazu gehören:

• Vollständiger Name des Unternehmens und des Kunden
• Vollständige Anschrift des Unternehmens und des Kunden
• Preis und Menge des Produktes oder der erbrachten Dienstleistung
• Datum der Lieferung und der erbrachten Dienstleistung
• Relevante Informationen zur Art und Höhe der Steuern
• Steuernummer des Unternehmens
• Kontoverbindung des Unternehmens, auf das der Kunde die Zahlung zu tätigen hat

Ist Ihre Rechnung vollständig, ist der erste Schritt getan. Wichtig ist nun, dass diese Rechnung auch zeitnah ausgestellt wird.

Auch wenn der Papierkram eine der lästigsten Aufgaben für einen Unternehmer oder Selbstständigen ist, muss dieser immer möglichst zeitnah erledigt sein. In unserem Fall heißt das konkret: Stellen Sie die Rechnungen für Ihre Leistung immer sofort aus! Ein zeitnahes Forderungsmanagement bietet große Vorteile:

• Zum einen bezahlen Kunden ihre Leistungen mit einem besseren Gefühl, da die Freude über die erbrachte Leistung noch präsent ist.
• Zum anderen sichern Sie mit der rechtzeitigen Ausstellung der Rechnung ihre Ansprüche. Daher nicht lange warten und sofort nach Abschluss der Dienstleistung tätig werden.

Es ist sinnvoll, bereits in der Rechnung oder in einem beigefügten Begleitschreiben ein Zahlungsziel zu nennen. Klassiker sind hierbei Formulierungen wie: „Bitte überweisen sie den fälligen Betrag innerhalb der folgenden 14 Tage auf das untenstehende Konto.“ Damit weiß dann auch Ihr Kunde, bis wann Sie den Ausgleich der Rechnung spätestens erwarten. Mit der Überschreitung dieser Zahlungsfrist gerät der Kunde, jedoch nicht automatisch in Verzug. Wenn Ihr Kunde ein Unternehmer ist, kommt er automatisch in Verzug, wenn er den Rechnungsbetrag nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit (Erhalt der Ware oder Dienstleistung) und Zugang einer Rechnung bezahlt. Ist der Kunde aber ein Verbraucher, so kommt er nur dann nach diesen Grundsätzen in Zahlungsverzug, wenn er hierauf in der Rechnung entsprechend hingewiesen wurde.

Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, sollte der offene Betrag schriftlich angemahnt werden. Auch in der Mahnung ist darauf zu achten, dass ein Zahlungsziel angegeben wird.

Damit sind dann die Voraussetzungen für einen Zahlungsverzug geschaffen.

Sie warten auf Ihr Geld. Das Zahlungsziel ist überschritten. Was nun?

Verfallen Sie nicht in Panik und schreiben Sie aus einer negativen Emotion heraus eine wütende Aufforderung an den Schuldner der Zahlung nachzukommen. Beispielsweise die Drohung mit einem Inkassobüro oder einer Zwangsvollstreckung wirkt in der ersten Zahlungserinnerung unprofessionell und kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass der betroffene Kunde nie wieder bei Ihnen kauft oder eine Dienstleistung bucht. Daher sollte Ihr Forderungsmanagement unbedingt von Anfang an strukturiert sein.

Die Erstellung einer Mahnstrategie in Stufenform ist für jedes Unternehmen empfehlenswert.

Diese beginnt schon lange vor der Formulierung einer ersten Mahnung: Die Zahlungseingänge des Unternehmens sollten in der Buchhaltung regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist eine Buchhaltungssoftware ratsam, damit keine fälligen Zahlungen mehr verloren gehen. Falls nun offene Zahlungen erkennbar sein sollten, ist das kein Weltuntergang. Nicht immer muss mangelnde Liquidität der Auslöser sein. Vielleicht hat der Kunde einfach vergessen, das Geld zu überweisen oder hat einen Zahlendreher in Ihre IBAN eingebaut. Was nun hilft, ist ein gut formuliertes Mahnschreiben mit einer Zahlungserinnerung. Mit einer freundlichen, aber auch verbindlichen Erinnerung bezahlt sich eine offene Forderung viel leichter. Setzen Sie eine neue Frist und beachten Sie den festgelegten Mahnlauf.

Vermeiden Sie in ihrem Mahnwesen in jedem Fall Vorwürfe oder Drohungen mit Inkasso-Maßnahmen gegen den Schuldner und bieten außergerichtliche Lösungen an. Falls auch die nächste Zahlungsfrist versäumt werden sollte, können Sie beginnen, weitere Schritte gegen ihre Zahlungsausfälle anzukündigen und zu mahnen.

Auch nach einer Mahnung bleiben ihre Ansprüche offen und Sie zweifeln an der Bonität Ihres Kunden? Dann ist es an der Zeit, Ihre finanziellen Forderungen abzusichern. Dies sollten Sie in ihrem gesamten Forderungsmanagement bedenken. Sichern Sie sich Ihre Ansprüche und lassen Sie durch einen Rechtsanwalt die Beitreibung Ihrer Außenstände vornehmen. Ebenfalls ist es möglich, ein Inkassounternehmen von ihrem Anliegen zu unterrichten und eine Bonitätsprüfung anzustrengen. Mit einem Anwalt treffen Sie jedoch die deutlich bessere Wahl. Warum, das möchte ich Ihnen durch folgende Punkte darlegen:

• Inkassounternehmen haben einen schlechten Ruf als Geldeintreiber.
• Ein Brief vom Rechtsanwalt bietet meist mehr Nachdruck.
• Ein Rechtsanwalt kann für Sie anschließend auch Zwangsvollstreckungsmaßnahmen durchführen lassen.

Gerne können Sie zu mir Kontakt aufnehmen. Ich berate Sie umfassend zum Inkassorecht. Sie erhalten von mir auch ein transparentes Angebot für Ihre Forderungsbeitreibung.

Falls Sie sich den Ärger eines gerichtlichen Mahnverfahrens oder eine aufwendige Bonitätsprüfung ersparen möchten, dann achten Sie bereits proaktiv auf ihre Kunden.

Auch das sollte jedes Unternehmen in seinem Forderungsmanagement berücksichtigen.

Kommen in letzter Zeit häufiger Forderungsausfälle vor oder die Rechnung wird in Raten erbeten? Dann überprüfen Sie die Liquidität des Kunden, beispielsweise mithilfe der Schufa oder einer anderen Auskunftei. Infolgedessen können Sie überlegen, ob eine weitere Geschäftsbeziehung in Anbetracht fehlender Bonität zu risikoreich erscheint. Auch ist es möglich, sich schon zu Beginn einer Geschäftsbeziehung abzusichern und Abschlagszahlungen zu vereinbaren. Darüber hinaus ist es auch möglich, mit Vorkasse zu arbeiten. Dies ist jedoch nicht die kundenfreundlichste Alternative. Wägen Sie diesen Schritt daher sorgfältig ab. Gerne berate ich Sie ausführlich zu rechtlichen und praktischen Möglichkeiten.