Umsetzung der EU-Arbeitsbedingungsrichtlinie: Formvorschriften und Informationspflichten für Arbeitgeber

Mit dem neuen Gesetz wird eine strenge Schriftform geregelt. Insbesondere im Hinblick auf die Digitalisierung erscheint diese als nicht zeitgemäß. Weshalb der Gesetzgeber diese strenge Schriftform vorgibt, erscheint wenig nachvollziehbar. Jedoch ist diese Vorschrift einzuhalten. Die elektronische Form ist dann für wesentliche Bedingungen des Arbeitsvertrags nicht ausreichend. Diese Regelung gilt sowohl für bestehende als auch für neue Arbeitsverträge.

Arbeitgeber müssen daher dringend ihre Arbeitsverträge schriftlich fixieren. Sofern Arbeitsverhältnisse bestehen, bei denen noch kein schriftlicher Vertrag vorliegt, sollte dies unbedingt zeitnah nachgeholt werden.

Ein wesentlicher Kernpunkt neben der neugeregelten Formvorschrift ist die Erweiterung der Informationspflichten zu den wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses. Hierbei steht im Zentrum die Informationspflicht zum Kündigungsschutzverfahren. Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass er den Arbeitnehmer über sämtliche Bedingungen der Kündigung, insbesondere die geltenden Kündigungsfristen und die Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage informiert hat.

Daneben muss eine Information zudem über den Arbeitsort, die Leistungsbeschreibung, die Umstände der Arbeit auf Abruf, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und bestehende Ansprüche auf Fortbildungen, welche vom Arbeitgeber bereitgestellt werden, ergehen. Auch über die Dauer der Probezeit, wenn eine solche vereinbart wurde.

Darüber hinaus kann auch eine Informationspflicht zu einer betrieblichen Altersvorsorge bestehen, wenn der Arbeitgeber eine solche anbietet und der Versorgungsträger nicht zu einer Information der Arbeitnehmer verpflichtet ist.

Diese Informationen sollten daher sinnvollerweise entweder direkt im Arbeitsvertrag fixiert oder diesem als Anhang, etwa in einem Informationsblatt beigefügt werden. Diesen Spielraum räumt das Gesetz ein.

Wenn ein Arbeitnehmer seine Tätigkeit an einem Stück für mehr als vier Wochen im Ausland ausführt, ergeben sich weitere Unterrichtungs- und Nachweispflichten des Arbeitgebers.

Er ist in diesen Fällen dazu verpflichtet:

• das jeweilige Land der Auslandstätigkeit,
• die voraussichtliche Dauer der Auslandstätigkeit,
• die in diesem Zusammenhang vereinbarten Geld oder Sachleistungen wie zu erstattende Reise-, Unterbringungs- oder Verpflegungskosten sowie Entsendezulagen,
• den Umstand, ob eine Rückkehr des Arbeitnehmers geplant ist und falls ja, unter welchen Bedingungen diese erfolgen soll,

detailliert schriftlich festzuhalten.

Die Informationspflichten gelten auch für vorübergehend beschäftigte Aushilfen, die nur für einen Monat eingestellt werden. Neben der Mitteilung zu dem Beginn und dem Ende der vorgesehenen Befristung muss auch eine eventuell vereinbarte Probezeit in einem angemessenen Verhältnis zur Befristung stehen.

Sofern das befristete Arbeitsverhältnis bereits über 6 Monate besteht, haben Arbeitnehmer nun das Recht, den Wunsch nach einem unbefristeten Arbeitsverhältnis zu äußern. Auf diesen Wunsch hin sind die Arbeitgeber verpflichtet, in einer Frist von einem Monat eine begründete schriftliche Antwort auf diese Anfrage an den Arbeitnehmer zu übermitteln.

Hier kommt es auf den jeweiligen Fall an. Sofern ein neues Arbeitsverhältnis ab dem 01. August 2022 begründet wird, muss die Information durch den Arbeitgeber spätestens am ersten Tag, an dem der neue Arbeitnehmer seine Arbeitspflicht erfüllt, erfolgen.

Sofern sich nach dem 01. August Änderungen im Arbeitsverhältnis ergeben, müssen die Arbeitnehmer die jeweiligen Informationen ab dem ersten Tag, an dem die Änderung gilt, erhalten.

Für Arbeitnehmer ist wichtig zu wissen, dass diese Informationspflicht bei bestehenden Arbeitsverhältnissen nicht automatisch eintritt. Bestehende Arbeitsverträge müssen also nicht geändert oder ergänzt werden. Jedoch kann diese durch den Arbeitnehmer dadurch ausgelöst werden, dass er seinen Arbeitgeber zur Information auffordert. Dann muss der Arbeitgeber die vollständigen Informationspflichten innerhalb von 7 Tagen erfüllen. Daher sollten sich auch Arbeitgeber, die derzeit keine Neueinstellungen planen, entsprechend auf ihre umfassenden Informationspflichten vorbereiten.

Zukünftig stellt nach dieser Gesetzesänderung ein Verstoß gegen die Pflichten aus dem Nachweisgesetz durch den Arbeitgeber eine Ordnungswidrigkeit dar. Es droht daher ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß.

Ein Verstoß liegt immer dann vor, wenn

• die Nachweispflicht nicht oder nicht richtig oder unvollständig erfolgt,
• die Formvorschriften nicht eingehalten werden oder
• die Pflichten nicht rechtzeitig, also in den vorgegebenen Fristen, erfolgt.

Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis selbst haben diese Pflichtverstöße hingegen nicht. Dieses bleibt weiterhin bestehen.